1. Вътрешна подредба на материала за публикуване:
(1) Заглавие (на български и английски);
(2) Име и фамилия на автора/авторите (на кирилица и латиница);
(3) Ключови думи (на български и английски);
(4) Абстракт (на български и английски);
(5) Основен текст (на български или английски);
(6) Списък на цитираната литература;
(7) Илюстрации.

2. Основният текст на публикацията може да бъде на един от следните два езика: български или английски.

3. Всяка публикация трябва да бъде съпроводена от абстракт, чийто обем е до 1500 знака с интервалите.
Aбстрактът се предава от автора на езика, на който е основният текст. ИВМ публикува два абстракта – на български и на английски, като преводът е отговорност на редакцията.

4. Публикацията трябва да има списък с ключови думи, препращащи към съдържание то. Те се подават от автора на езика на основния текст. Ключовите думи също се публикуват на два езика – български и английски. Преводът е отговорност на редакцията.

5. Условията по т. 2, 3 и 4 не са задължителни, но са препоръчителни за следните раздели от ИВМ: „Дейност на Регионален исторически музей – Варна“; IN HONOREM, IN MEMORIAM.

6. Към публикацията трябва да се добави следната информация:
(1) Име на автора. Ако в оригинал името е на език, който не използва латиница, авторът трябва да посочи как се транслитерира с латински букви. Ако това не се направи, редакцията ще изпише името според българския държавен стандарт за транслитерация;
(2) Научна титла и длъжност;
(3) Принадлежност към научна институция;
(4) Електронен адрес за служебна комуникация.

7. Обемът на всяка публикация трябва да бъде обсъден от нейния автор с главния редактор.

8. Текстовете трябва да бъдат във формат rtf с шрифт Times New Roman, regular, 12 pt.; ляво подравнени, без отстъп за нов параграф; pagemargins – 3,5; spaceline – 1,5. Заглавието, името на автора и данните за него също трябва да са ляво подравнени, а заглави ето да e с главни букви и удебеляване (bold).

9. Препоръчва се минимална употреба на удебеляване (bold) в текста.

10. Цитирани текстове, поместени в публикациите, се отбелязват с курсив (italic) и не се ограждат с кавички. Въвеждат се с двоеточие.

11. Ако в публикацията се представят текстове и знаци, които изискват специални шрифтове, авторът предава допълнително:
(1) разпечатка на материала за публикуване върху хартия и/или файл в pdf формат;
(2) и файл с използвания шрифт (font).

12. Допълнителна разпечатка върху хартия и/или файл в pdf формат на материала за публикуване се предава и когато в него има таблици, графики и схеми, които могат да се разместят при отваряне на файловете на различни компютри.

13. При цитирането в ИВМ се използва вариант на т.нар. „харвардска система“, която има два компонента:
(1) В текста се изписва в скоби фамилното име на автора и без запетая – годината на издаване. После се поставя двоеточие и след него се посочват цитираните страници (без „с.“, „pp.“ и т.н.), илюстрации, бележки и др. Имената и годината се удебеляват (bold):
(Тонев 1995: 100)
(Тонев 1973: 100, бел. 124)
(Андреев, Тонев 1974: прил. табл. II)
(2) В края на текста се помества списък с цитираните заглавия, подредени по азбучен ред. Използваните азбуки са в следния ред: кирилица, латиница, гръцка, други.

14. Списък с цитирана литература:
(1) В списъка всяко заглавие е представено чрез два елемента. Първият включва фамилното име на автора/авторите и годината на издаване, следвана от две точки. Този елемент се използва за цитиране в текста. Вторият включва отново имената на автора/авторите и останалата част от данните за публикацията;
(2) Ако се цитира издание като каталог от изложба, енциклопедия или др., където не може да се посочи автор, пред годината на издаване се поставя подбрана дума/думи от заглавието или абревиатура;
(3) Ако даден автор има две или повече публикации в една година, в частта преди двете точки към годината на издаване без интервал се добавя буква в зависимост от езика на материала: 1978a, 1978б, 1978a, 1978b и т.н. Същото решение се прилага и когато в една година има публикации на двама или повече автори с едно и също фамилно име;
(4) Ако дадена публикация има двама или повече автори, преди двете точки фамилните им имена се изброяват със запетаи. Ако са повече от трима, се изписва името на водещия автор и: „и кол.“ (при текстове на кирилица); et al. (латиница); κ.ά. (гръцки) и пр. След двете точки се изписват имената на всички автори със запетаи, като първо се поставя първата буква на личното име, а след това фамилното име:
Smith, Alan 1987: A. Smith, C. Alan.
Smith et al. 1987: A. Smith, C. Alan, B. Johnson, …
(5) Имената на периодичните издания се изписват изцяло;
6) Примери:
Книга/монография:
Тонев 1995: В. Тонев. Българското Черноморие през Възраждането. София: АИ „Проф. Марин Дринов“, 1995.
Забележка: При всяко цитиране на заглавие, което не е първо издание, задължи телно се посочва неговата поредност.

Глава от книга:
Венщейн 1999: Ж. Венщейн. Балкански провинции (1606 – 1774). – В: История на Османската империя. Р. Матран и кол. (ред.). София: Рива, 1999, 302 – 355.

Статия в сборник:
Лазаренко 2004: И. Лазаренко. Монетосеченето на Одесос в края на IV в. пр.Хр. – В: Acta Musei Varnaensis. Т. II: Нумизматични и сфрагистични приноси към историята на Западното Черноморие. Международна научна конференция, Варна, 12 – 15 септември 2001 г. В. Йотов, И. Лазаренко (ред.). Варна: РИМ – Варна, 2004, 33 – 51.

Статия в периодично издание:
Иванов 1975: Ив. С. Иванов. Разкопки на Варненския енеолитен некропол през 1972 г. – Известия на Народния музей – Варна, XI (XXVI), 1975, 1 – 16.
Ангелов 1962: Н. Ангелов. Спасителни разкопки на Царевец през 1961 г. – Археология, 1962, № 4, 20 – 29.

Каталог от изложба, енциклопедия, исторически извор и т.н.:
• Каталог от изложба:
Golden 1994: Golden, Schwert und Silberschatz. Reichtümer aus 6000 Jahren rumänischen Vergangenheit. B. Deppert-Lippitz et al. (Hrsg.). Frankfurt am Main, 1995.
• Енциклопедия, речник, справочник:
DACL 1948: Dictionnaire d’archéologie chrétienne et de liturgie. T. III-2. R. Cabrol, H. Leclercq (publ.). Paris : Paris-VI, Librairie Letouzey et Ané, 1948.
• Корпус с писмени извори:
ГИБИ 1958: Гръцки извори за българската история. T. II. А. Бурмов и кол. (ред.). София: БАН, 1958.
• Корпус с епиграфски паметници:
IGBR 1958: Inscriptiones Graecae in Bulgaria repertae. Vol. 1 (= Series epigraphica, 5). G. Mihailov (ed.). Serdicae: ALB, 1958.
• Цитиране от електронен носител (на CD, DVD и др.):
Спазват се гореизброените изисквания за цитиране на хартиен носител, като непосредствено след заглавието на книгата/статията в квадратни скоби се дава носителят – [CD], [DVD] и пр.
• Цитиране от интернет:
ЗКН: Закон за културното наследство (обн., ДВ, № 52/08.07.2016 г.) [онлайн]. В: Министерство на културата на Република България. Достъпна на mc.government.bg [28.11.2018 г.]*.
* Дата на последен достъп до информацията в сайта.
Плетньов [б.д.]**: В. П летньов. Начало на Варненския археологически музей [онлайн]. В: Археологически музей – Варна. Достъпна на www.archaeo.museumvarna.com [28.11.2018 г.].
** б.д. = без дата. В случаите, когато не е известна дата на публикуване на цитирания материал. Обозначението [б.д.] може да се използва и при заглавия на хартиен носител.
РИМ – Варна 2018***: Регионален исторически музей – Варна. Гостуваща изложба „Шумен през фотообектива“ [онлайн]. В: Археологически музей – Варна. Достъпна на www.archaeo.museumvarna.com [28.11.2018 г.].
*** При цитиране на материал без известен автор се посочва името на медията/ институцията, на която принадлежи сайтът, където е налична информацията.

15. (1) Бележки с допълнителни коментари на автора се отбелязват с цифров индекс (1, 2, 3) на съответното място в текста и се изписват под линия.
Ако към текста на бележките е добавено цитиране, то се прави в скоби, според т.нар. „харвардска система“.
(2) Системата с индекс (1, 2, 3) и бележки под линия се използва и при цитиране на архивни източници, както и на вестници и др., където не са споменати/известни авторите:
¹ Знаме, № 20/29 юни 1875.
² Държавен архив – Варна, ф. 91к, оп. 1, а.е. 51, л. 63 – 66.

16. Бележки на редактора се изписват под линия. На български завършват с (Бел. ред.), а на английски започват с Editor’s Note:

17. Илюстрации към публикации в ИВМ:
(1) Могат да бъдат цветни и черно-бели графики и чертежи и цветни и черно-бели снимки;
(2) Броят им не е стриктно определен и трябва да бъде обсъден от авторите с главния редактор;
(3) Изображенията, черно-бели или цветни, се разполагат в края на съответната публикация. Изключения се допускат за материалите от разделите „Отзиви и рецензии“ и IN HONOREM/IN MEMORIAM;
(4) Илюстрациите се изпращат отделно от текста в електронен вид. Трябва да са във формат tiff, jpeg или pdf и с високо качество: минимална резолюция 300 dpi. Препоръчително е чертежите да бъдат векторни;
(5) Към всяка илюстрация трябва да се изпрати номер и описание. Задължително се посочва откъде е взета и на кого принадлежат авторските права. Авторът изпраща списък с текстовете към илюстрациите в отделен файл във формат rtf.

Всички материали за публикуване се изпращат на електронната поща на ИВМ (inmv.editors@gmail.com) или на електронен носител на пощенски адрес: Регионален исторически музей – Варна, Редакционна колегия на ИВМ. Варна 9000, бул. „Мария Луиза“ № 41.

Приемат се само материали, които отговарят на етическите изисквания на ИВМ, оформени са според техническите изисквания на изданието и са напълно окомплектовани.